2020.01.30
Contributor：motoki

時間の有効な使い方

年が明けて早一か月。今年も事務所の繁忙期に入っています。昨年の同時期に、繁忙期だからこそ意識したい仕事の基本原則として、次の3つをコラムに上げました。

・ステップバック
・フロントローディング
・バックキャスティング

一歩下がって全体を俯瞰し、段取り重視で早めの行動を心掛け、ゴールから逆算して今何をすべきかを考える。そうした仕事の進め方を目指すものです。

この仕事の原則に加え、今回は時間の有効な使い方を5項目に整理してみました。また無理やりの英単語ですが（笑）。

・マルチタスキング
・シンクロナイジング
・スペアタイム
・トリアージ
・イニシアチブ

一人が同時に複数業務をこなすマルチタスキング。類似する案件を同時進行で処理したり、実務レベルでは電話しながら手元で簡単なパソコン入力を行うなど。個々のクオリティを下げずに重ねて処理できる業務は少なくないと思います。

一つの案件を一人で抱え込まず、他の人と分担し同時並行処理を行うシンクロナイジング。お願いする相手は部下・同僚・上司、社内・社外など幅広くオプションを検討したいところです。

繁忙期でもスペアタイム（すき間時間）は必ずあるもの。次の業務の存在が締切り効果を生み、すき間時間の生産性は高くなります。この時間にあてがう業務を予め用意しておくことがポイント。あなたは今、手空き時間が5分できたら何をしますか？

ドクターが軽症の急患より重症患者を優先し治療するトリアージと同じで、急な依頼事項より重要案件から着手するなど、限られた時間をメリハリを付けてレイアウトすることが大切です。

忙しさの中で業務に振り回されてしまい、自分時間のオーナーシップを喪失しそうになることもしばしば。どの業務をするにせよ、自分時間のイニシアチブはあくまで自分にあることを見失わず、主体的に取り組んで行きたいものです。

上記5項目はどれも基本的なことですが、意識しないと簡単に実践できるものではありません。

事務所のスタッフとも共有し、個々人の大切な時間の有意義な活用に結び付けばと考えています。